Najczęściej popełniane błędy przy wdrożeniach systemów ERP

Systemy ERP istotnie wpływają na poprawę funkcjonowania firmy. Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa zespala ze sobą wszystkie działy, dzięki czemu zwiększa się wydajność i przyspiesza rozwój firmy. Jakich błędów nie wolno popełnić przy wdrażaniu takiego systemu?

ERP umożliwia kontrolę całości zasobów przedsiębiorstwa, gromadzi i przechowuje dane oraz pomaga w ich przetwarzaniu i interpretacji. Kontroluje dane o klientach, pracownikach i produktach, jednocześnie zapewniając stały dostęp do tych informacji w dowolnym czasie i miejscu. Niezaprzeczalną zaletą zintegrowanego systemu ERP jest to, że łączy przekrojowo dane ze wszystkich obszarów funkcjonowania firmy, dzięki czemu ważne informacje nie są chaotycznie rozrzucone po różnych działach i systemach. Magazyn, produkcja, dystrybucja, dział handlowy, marketing, HR czy finanse dostępne są z jednego miejsca.

Wdrożenie takiego systemu nie jest prostym lecz złożonym procesem, który wymaga czasu a także może przysporzyć sporą dawkę stresu zarówno osobom zarządzającym przedsiębiorstwem, jak i pracownikom. O jakich zasadach warto pamiętać, aby proces ten usprawnić? Jakie błędy popełniają firmy przy wdrażaniu systemów ERP?

Pierwszym podstawowym błędem jest brak planowania i skupienia się na szczegółach

Niezaprzeczalnie jedną z kluczowych rzeczy, którą powinno się zrobić przed wdrożeniem systemu ERP jest szczegółowa i gruntowna analiza firmy. Analiza i ocena jej wymagań, słabych i mocnych stron. Zdefiniowanie w jaki sposób system powinien działać w firmie w przyszłości. Niestety niektóre z przedsiębiorstw chcąc zaoszczędzić trochę na czasie zapomina o tym ważnym kroku, co istotnie w dużym stopniu hamuje przyszłe inwestycje. Przygotowując się do wdrożeń, należy przede wszystkim zaangażować pracowników z różnych działów firmy tak, by wszyscy wiedzieli z czym będą mieli do czynienia.

Kolejnym istotnym błędem jest brak ustalenia priorytetów i trzymanie się nawyków

Po szczegółowej analizie można ustalić szczegółowy plan działań. Pracownicy firmy tj. managerowie, księgowi, technicy muszą sprecyzować i jasno określić jakie procesy są kluczowe i priorytetowe, w jaki sposób przebiegają, a także w jaki sposób można je ulepszyć i w jakiej kolejności - czyli jaka powinna być kolejność wdrożeń wdrożyć. Przedsiębiorstwa, które jasno nie określą swoich priorytetów borykają się z problemami natury technicznej – czyli coś co powinno działać od samego początku, nie działa, ponieważ nie zajęliśmy się tym w pierwszej kolejności. Kolejnym problemem przy wdrażaniu jest również przywiązanie do starych nawyków. Bez względu na zalety nowego systemu, pracownicy i tak mają co do niego wątpliwości. Dla przedsiębiorców kluczowym elementem jest akceptacja nowego systemu przez pracowników oraz dbałość o to, by czuli się swobodnie w jego obsłudze.

Brak komunikacji to kolejny z popełnianych błędów

Wdrażając system ERP, w różnych działach i na różnych szczeblach firmy mogą pojawić się niespodziewane problemy. Ważne jest, aby dzielić się wskazówkami i informacjami ze wszystkimi zaangażowanymi stronami tak aby zagwarantować użytkownikom pełne wsparcie. Zespół powinien wiedzieć dlaczego następuje wdrożenie systemu, a także jakie przyniesie korzyści i jak im to pomoże w pracy. Dzięki temu będą lepiej przygotowani na wprowadzane zmiany.

Unikanie szablonowych i standardowych rozwiązań

Wiele przedsiębiorstw uparcie stara się spersonalizować systemy ERP, w taki sposób aby dostosować je do wewnętrznych struktur organizacji czy też wyróżnić się na tle konkurencji, zwykle takie rozwiązanie nie jest dobre. Obranie standardowych rozwiązań systemu zasadniczo zmniejsza ryzyko pojawienia się błędów.

Zbyt wolne działania lub za duży pośpiech

Obecne czasy wymagają od przedsiębiorców szybkiego i efektywnego działania, tak aby wyprzedzić konkurencję. Zbyt powolne wdrażanie ERP i duże ociąganie się mogą w konsekwencji spowodować utratę ważnych klientów oraz przestoje w inwestycjach. Warto pamiętać aby również uważać na zbyt duży pośpiech. Należy poświęcić trochę czasu na przetestowanie systemu, by uniknąć niespodzianek w przyszłości i wyegzekwować ewentualne błędy.

Należy też pamiętać, że nie ma jednego dobrego złotego środku na wdrożenie systemu ERP. Każda firma ma własne konkretne potrzeby, własną kulturę pracy, podejście do problemów i do pracowników, oraz skierowana jest na konkretne priorytety. Warto mieć przy wdrożeniu wsparcie zaufanego partnera, ponieważ to on przeprowadzi firmę przez proces wdrożenia, jednocześnie zapewniając idealne dopasowanie systemu ERP do potrzeb przedsiębiorstwa.

Planujesz wykonanie systemu ERP dla swojej firmy? Planujesz wdrożenie? Skontaktuj się z nami!

Zobacz również

System zarządzania przedsiębiorstwem gotowy czy dedykowany?

Co to jest outsourcing IT?

Jak dobrze wybrać system ERP?

Outsourcing IT dlaczego i po co?

Najczęściej popełniane błędy przy wdrożeniach systemów ERP

System ERP – co to jest i do czego służy?

Poznaj naszą ofertę systemów ERP!

System rezerwacji klientów przez internet

System zarządzania mieszalnią, laboratorium i archiwum

Plan działań bieżących

System utrzymania ruchu

System zgłoszeń BHP

System HR premii pracowników